Pour faire face aux différentes crises qui peuvent survenir dans l’entreprise, un chef d’entreprise doit être proactif et de prendre des mesures stratégiques. Voici sept exercices, à faire seul ou avec vos collaborateurs, qui peuvent aider à traverser ces périodes difficiles :

Exercice 1: Analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) (en français FFOM)

Sous l’impulsion de l’équipe de direction, de contrôle interne ou de la qualité : Réaliser une analyse SWOT pour identifier les forces et faiblesses internes, ainsi que les opportunités et menaces externes.

Comment réaliser une analyse SWOT détaillée :

Préparation

• Planifier une réunion dédiée à l’analyse SWOT. Inviter les membres clés de l’équipe de direction, y compris les responsables de différents départements.
• Fixer le cadre et prévoyez le niveau de détail de l’analyse (par service, par processus, par tâche individuelle, ça peut vite devenir indigeste !)
• Demander à chaque service de faire une liste dans les tâches qu’elles ont à faire quotidiennement ou de façon récurrente quelle sont les choses qui peuvent les gêner dans l’accomplissement de leur tâches quotidiennes.
• Noter également pour chaque problème potentiel, la récurrence du problème, le niveau de risque associé
• Demander également qu’est-ce qui fonctionne bien (cela fera parti des forces)

Étape 1: Identification des Forces

• Dresser la liste des forces de l’entreprise. Cela peut inclure des éléments comme une forte culture d’entreprise, des compétences techniques, des actifs financiers, etc.
• En plus de l’analyse des forces par le chef d’entreprise sur les aspects globaux,
• A partir du travail de chacun, faire en séance plénière un brainstorming au niveau de chaque service

Étape 2: Identification des Faiblesses

• Énumérer les faiblesses internes de l’entreprise. Cela peut être un manque de ressources, une mauvaise gestion du temps, des lacunes dans les compétences, etc.
• En plus de l’analyse systémique et éco-systémique des risques intérieur et extérieur à l’entreprise de manière globale,
• a partir du travail de chacun, faire en séance plénière un brainstorming au niveau de chaque service.
• Cet exercice est particulièrement intéressant notamment pour déceler les dysfonctionnements inter-services : tension interpersonnelles, managériales, organisationnelles, structurelles

Étape 3: Identification des Opportunités

• Identifier les opportunités externes qui peuvent être exploitées. Cela peut inclure des marchés émergents, des changements réglementaires favorables, des partenariats potentiels, etc.
• Tips : Commencer par la partie la plus proche du client, pour remonter dans la chaine de valeur jusqu’aux approvisionnements
• Trouver des opportunités externes à l’entreprise, liée à l’environnement, la législation, le contexte économico-politique, etc…
• Pourquoi ne pas ouvrir un autre marché ? avec le même outil de production… On fabrique des fours micro-ondes, est-ce qu’on ne pourrait pas fabriquer des carters de protection de chaine pour vélo ? (la demande de vélo électrique explose)

Étape 4: Identification des Menaces

• Énumérer les menaces externes qui pourraient affecter l’entreprise. Cela peut inclure des éléments comme la concurrence, les changements réglementaires défavorables, les risques économiques, etc.
• Commercial : arrivé d’un nouveau produit ou d’un nouveau concurrent ? ou interdiction de vendre tel ou tel produit dans 1 an !?
• Finance : tendance actuelle en corrélation avec les prévisions commerciales pour prévenir un risque en BFR (Besoin en fond de roulement) à certaines périodes pour les produits saisonnier par exemple
• Achats : fiabilité des fournisseurs, risque d’encours important, qualité des produits achetés, normes…
• Production : fiabilité de l’outil de production, qualité de fabrication, normes sur les produits livrés au client
• RH : départs ou recrutement, bien être au travail, gestion de carrière, vie dans l’entreprise, état du marché de l’emploi
• Système d’information et entretien : fiabilité de l’outil technique (parc machine, parc informatique), fréquence et taux des pannes, risque fonctionnel (coupure de courant, panne internet, inondation, etc…)

Étape 5: Analyse et Discussion

• Analyser les éléments listés dans chaque catégorie et prévoir la manière de capitaliser sur les forces et les opportunités, tout en atténuant les faiblesses et les menaces.
• C’est l’étape principale du processus. Elle doit être réalisée avec soin.
• Créer une liste d’éléments liés à chaque service / processus en lui donnant une note en terme de risque et d’impact. par exemple de -5 à +5 en terme de risque. Pour obtenir une représentation comme celle-ci

chaque couleur représente un service ou un processus, le numéro permet de savoir de quel processus ou de quelle tâche il s’agit.

Dans le schéma ci-dessus on voit concrètement que le service en orange est un service à risque avec 3 points dans les menaces.

Étape 6: Élaboration d’un Plan d’Action

• Élaborer un plan d’action basé sur l’analyse SWOT. Assigner des tâches spécifiques aux membres de l’équipe pour aborder chaque élément identifié.
• Sur l’exemple précédent, le but est de prévoir un plan d’action permettant de faire avancer les points vers la droite.
• Concrètement cela va se traduire en mettant en place des actions : documentation, changement de fournisseur, Plan Continuité d’Activité, renouveler du matériel, augmenter les contrôles qualités, etc…
• C’est L’étape clé de la méthode d’analyse SWOT

Étape 7: Suivi

• Planifier un suivi pour évaluer les progrès réalisés en fonction du plan d’action et apporter les ajustements nécessaires.
• L’analyse SWOT est un exercice continu qui doit être révisé régulièrement pour s’adapter aux changements dans l’environnement
• Il inclut le suivi du plan d’action mis en place à l’étape 6

Exercice 2: Simulation de Crise

2.1-Équipe de gestion des risques : Organiser une simulation de crise pour évaluer la réactivité et l’efficacité des plans d’urgence existants.

Exercice 3: Revue Financière

3.1-Équipe financière : Effectuer une revue financière complète pour identifier les domaines où des coupes budgétaires ou des investissements sont nécessaires.

Exercice 4: Évaluation du Moral des Employés

4.1-Ressources Humaines : Mener une enquête anonyme sur le moral des employés pour comprendre leurs préoccupations et agir en conséquence.

L’enquête permet d’évaluer de manière anonyme les tendances des employés dans l’entreprise et ainsi d’anticiper des problèmes potentiels, recueillir le moral des employés pour comprendre leurs préoccupations et agir en conséquence.

Préparation

• Choisir un outil d’enquête en ligne qui garantit l’anonymat des réponses, comme SurveyMonkey ou Google Forms.

Étape 1: Définition des Objectifs

• Définir les objectifs de l’enquête. Cela peut inclure la compréhension du niveau de satisfaction des employés, l’identification des domaines d’amélioration, etc.

Étape 2: Conception du Questionnaire

• Concevoir un questionnaire qui aborde divers aspects du travail, comme la charge de travail, l’équilibre vie professionnelle/vie privée, la culture d’entreprise, etc.

Étape 3: Test Pilote

• Effectuer un test pilote de l’enquête auprès d’un petit groupe d’employés pour s’assurer que les questions sont claires et pertinentes.

Étape 4: Lancement de l’Enquête

• Envoyer l’enquête à tous les employés via e-mail, en soulignant l’importance de leur participation et en garantissant l’anonymat.

Étape 5: Collecte des Données

• Laisser l’enquête ouverte pendant une période définie (par exemple, deux semaines) pour collecter les réponses.

Étape 6: Analyse des Résultats

• Analyser les données collectées pour identifier les tendances, les domaines de préoccupation et les opportunités d’amélioration.

Étape 7: Partage des Résultats

• Partager un résumé des résultats avec la direction et les employés, tout en préservant l’anonymat des répondants.

Étape 8: Plan d’Action

• Élaborer un plan d’action pour aborder les préoccupations soulevées dans l’enquête et améliorer le bien-être des employés.

Étape 9: Suivi

• Planifier un suivi pour évaluer l’efficacité des mesures prises et ajuster le plan d’action en conséquence.

L’enquête sur le moral des employés est un excellent moyen de prendre le pouls de l’organisation et de comprendre les besoins et les préoccupations des employés. Il est crucial de prendre des mesures basées sur les résultats pour améliorer le bien-être et la satisfaction au travail.

Questionnaire type :

Voici un exemple de questionnaire qui peut être utilisé pour évaluer le moral des employés. Ce questionnaire est conçu pour être anonyme afin que les employés se sentent libres de partager leurs opinions honnêtes.

Enquête sur le Moral des Employés

Informations Générales

Ce questionnaire est anonyme. Vos réponses seront utilisées pour améliorer le bien-être au travail.

Section 1: Satisfaction au Travail

1. Sur une échelle de 1 à 5, comment évalueriez-vous votre satisfaction globale au travail ?

• 1 (Très insatisfait)
• 2 (Insatisfait)
• 3 (Neutre)
• 4 (Satisfait)
• 5 (Très satisfait)

1. Quels aspects de votre travail vous apportent le plus de satisfaction ?

• Relations avec les collègues
• Nature du travail
• Équilibre vie professionnelle/vie privée
• Rémunération et avantages
• Autre (veuillez préciser)

Section 2: Équilibre Vie Professionnelle/Vie Privée

3. Sur une échelle de 1 à 5, comment évalueriez-vous votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?

• 1 (Très mauvais)
• 2 (Mauvais)
• 3 (Neutre)
• 4 (Bon)
• 5 (Très bon)

3. Avez-vous déjà ressenti un sentiment de burn-out au travail ?

• Oui
• Non

Section 3: Relations au Travail

5. Comment évalueriez-vous vos relations avec vos collègues ?

• Excellentes
• Bonnes
• Moyennes
• Mauvaises
• Très mauvaises

5. Comment évalueriez-vous votre relation avec votre supérieur hiérarchique ?

• Excellente
• Bonne
• Moyenne
• Mauvaise
• Très mauvaise

Section 4: Opportunités de Croissance

7. Pensez-vous avoir suffisamment d’opportunités de croissance professionnelle dans l’entreprise ?

• Oui
• Non

7. Quels types de formations ou de développement professionnel souhaiteriez-vous voir offerts ?

• Compétences techniques
• Compétences en gestion
• Développement personnel
• Autre (veuillez préciser)

Section 5: Commentaires Libres

9. Avez-vous des suggestions ou des commentaires pour améliorer le bien-être au travail ?

Merci de prendre le temps de remplir ce questionnaire. Vos réponses sont précieuses pour nous aider à améliorer l’environnement de travail.

Ce n’est qu’un exemple et il peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Le questionnaire peut également être complété par des questions ouvertes pour recueillir des commentaires plus détaillés ou des idées pêle-mêle.

Exercice 5: Révision de la Chaîne d’Approvisionnement

5.1-Équipe des opérations : Examiner la chaîne d’approvisionnement pour identifier les maillons faibles et prendre des mesures pour les renforcer.

Exercice 6: Plan de Communication de Crise

6.1-Équipe de communication : Élaborer un plan de communication de crise pour informer les employés, les clients et les parties prenantes de manière transparente et efficace.

Exercice 7: Réévaluation des Objectifs à Court et Long Terme

7.1-Équipe de direction : Réévaluer et ajuster les objectifs à court et long terme de l’entreprise en fonction de la situation actuelle.

Chaque exercice doit être suivi d’une réunion de débriefing pour discuter des résultats et des mesures à prendre. Il est également important de mettre à jour régulièrement ces exercices pour s’adapter aux changements dans l’environnement de l’entreprise.