Analyse SWOT, le pilotage par l’anticipation
L’analyse SWOT (en français FFOM : Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) est un outil de pilotage puissant. Sous l’impulsion de l’équipe de direction, du contrôle interne ou de la qualité, l’analyse SWOT permet d’identifier les forces et faiblesses internes, ainsi que les opportunités et menaces externes.
Comment réaliser une analyse SWOT détaillée :
Préparation
- Planifier une réunion dédiée à l’analyse SWOT. Inviter les membres clés de l’équipe de direction, y compris les responsables de différents départements.
- Fixer le cadre et prévoyez le niveau de détail de l’analyse (par service, par processus, par tâche individuelle, ça peut vite devenir indigeste !)
- Demander à chaque service de faire une liste dans les tâches qu’elles ont à faire quotidiennement ou de façon récurrente quelle sont les choses qui peuvent les gêner dans l’accomplissement de leur tâches quotidiennes.
- Noter également pour chaque problème potentiel, la récurrence du problème, le niveau de risque associé
- Demander également qu’est-ce qui fonctionne bien (cela fera parti des forces)
Étape 1: Identification des Forces
- Dresser la liste des forces de l’entreprise. Cela peut inclure des éléments comme une forte culture d’entreprise, des compétences techniques, des actifs financiers, etc.
- En plus de l’analyse des forces par le chef d’entreprise sur les aspects globaux,
- A partir du travail de chacun, faire en séance plénière un brainstorming au niveau de chaque service
Étape 2: Identification des Faiblesses
- Énumérer les faiblesses internes de l’entreprise. Cela peut être un manque de ressources, une mauvaise gestion du temps, des lacunes dans les compétences, etc.
- En plus de l’analyse systémique et éco-systémique des risques intérieur et extérieur à l’entreprise de manière globale,
- a partir du travail de chacun, faire en séance plénière un brainstorming au niveau de chaque service.
- Cet exercice est particulièrement intéressant notamment pour déceler les dysfonctionnements inter-services : tension interpersonnelles, managériales, organisationnelles, structurelles
Étape 3: Identification des Opportunités
- Identifier les opportunités externes qui peuvent être exploitées. Cela peut inclure des marchés émergents, des changements réglementaires favorables, des partenariats potentiels, etc.
- Tips : Commencer par la partie la plus proche du client, pour remonter dans la chaine de valeur jusqu’aux approvisionnements
- Trouver des opportunités externes à l’entreprise, liée à l’environnement, la législation, le contexte économico-politique, etc…
- Pourquoi ne pas ouvrir un autre marché ? avec le même outil de production… On fabrique des fours micro-ondes, est-ce qu’on ne pourrait pas fabriquer des carters de protection de chaine pour vélo ? (la demande de vélo électrique explose)
Étape 4: Identification des Menaces
- Énumérer les menaces externes qui pourraient affecter l’entreprise. Cela peut inclure des éléments comme la concurrence, les changements réglementaires défavorables, les risques économiques, etc.
- Commercial : arrivé d’un nouveau produit ou d’un nouveau concurrent ? ou interdiction de vendre tel ou tel produit dans 1 an !?
- Finance : tendance actuelle en corrélation avec les prévisions commerciales pour prévenir un risque en BFR (Besoin en fond de roulement) à certaines périodes pour les produits saisonnier par exemple
- Achats : fiabilité des fournisseurs, risque d’encours important, qualité des produits achetés, normes…
- Production : fiabilité de l’outil de production, qualité de fabrication, normes sur les produits livrés au client
- RH : départs ou recrutement, bien être au travail, gestion de carrière, vie dans l’entreprise, état du marché de l’emploi
- Système d’information et entretien : fiabilité de l’outil technique (parc machine, parc informatique), fréquence et taux des pannes, risque fonctionnel (coupure de courant, panne internet, inondation, etc…)
Étape 5: Analyse et Discussion
- Analyser les éléments listés dans chaque catégorie et prévoir la manière de capitaliser sur les forces et les opportunités, tout en atténuant les faiblesses et les menaces.
- C’est l’étape principale du processus. Elle doit être réalisée avec soin.
- Le recueil de l’ensemble des éléments précédents est compilé dans la matrice des risques (un tableau excel contenant la liste de chacun des éléments évalué en terme de risque et d’impact pour l’entreprise)
- Cette liste d’éléments est liés à chaque service / processus est évaluée en terme de risque et d’impact. par exemple de -5 à +5 en terme de risque. Ensuite à partir des notes obtenues on place sur le schéma chacun des points (coordonnées X : risque, Coordonnées Y : impact), pour obtenir une représentation comme celle-ci :
chaque couleur représente un service ou un processus, le numéro permet de savoir de quel processus ou de quelle tâche il s’agit.
Dans le schéma ci-dessus on voit concrètement que le service en orange est un service à risque avec 3 points dans les menaces.
Étape 6: Élaboration d’un Plan d’Action
- Élaborer un plan d’action basé sur l’analyse SWOT. Assigner des tâches spécifiques aux membres de l’équipe pour aborder chaque élément identifié.
- Sur l’exemple précédent, le but est de prévoir un plan d’action permettant de faire avancer les points vers la droite.
- Concrètement cela va se traduire en mettant en place des actions : documentation, changement de fournisseur, Plan Continuité d’Activité, renouveler du matériel, augmenter les contrôles qualités, etc…
- C’est L’étape clé de la méthode d’analyse SWOT
Étape 7: Suivi
- Planifier un suivi pour évaluer les progrès réalisés en fonction du plan d’action et apporter les ajustements nécessaires.
- L’analyse SWOT est un exercice continu qui doit être révisé régulièrement pour s’adapter aux changements dans l’environnement
- Il inclut le suivi du plan d’action mis en place à l’étape 6
L’analyse SWOT est un outil d’analyse très puissant. Il permet de prévenir les menaces à cour, moyen ou long terme et ainsi de mettre des plans d’actions en place. Il est important de choisir la granularité dès le départ : département / service, processus ou tâche.
Pour aller plus loin :
2 – https://www.manager-go.com/strategie-entreprise/dossiers-methodes/diagnostic-strategique-swot